งานเอกสารที่ต้องดำเนินการในหน่วยงานก่อสร้าง
ในงานสนาม นอกจากหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ ในการดูแลการติดตั้งเครื่องจักร วัสดุ และอุปกรณ์ เพื่อให้ครบถ้วน ตามที่กำหนดในแบบข้อกำหนด Specification และเงื่อนไขตามสัญญาแล้วงานทำเอกสารต่างๆถือเป็นงานที่ต้องรับผิดชอบในการจัดเตรียมและจัดส่งให้ผู้เกี่ยวข้องทั้งเจ้าของโครงการ ผู้บริหารโครงการ ผู้ควบคุมงาน และผู้รับเหมาอื่นๆ รวมทั้งผู้ใต้บังคับบัญชาด้วย
งานเอกสารต่างๆที่ต้องดำเนินการตั้งแต่เริ่มงานในโครงการจนถึงส่งมอบงานมีความสำคัญอย่างมาก โดยเฉพาะในกรณีเกิดความเสียหายหรือความล่าช้าขึ้น อันอาจจะเป็นสาเหตุให้มีการปรับจากผู้ที่เป็นต้นเหตุ งานเอกสารเหล่านี้จะใช้เป็นเอกสารอ้างอิงในการเรียกร้องค่าเสียหายหรือค่าปรับ และถือเป็นเอกสารอ้างอิงเพื่อใช้ในการดำเนินการต่างๆ เช่น เอกสารขอความเห็นและอนุมัติในการใช้เครื่องจักร วัสดุและอุปกรณ์ เอกสารขอให้ตรวจสอบวัสดุและอุปกรณ์ที่นำเข้าหน่วยงาน ฯลฯ เป็นต้น
การดำเนินการก่อสร้างและติดตั้งเครื่องจักร วัสดุ และอุปกรณ์งานระบบประกอบอาคารใน หน่วยงานโครงการต่างๆนั้นจะประกอบด้วย งานระบบหลายๆระบบ เช่นระบบไฟฟ้าและสื่อสาร ระบบปรับและระบายอากาศ ระบบสุขาภิบาล ระบบป้องกันอัคคีภัย และอื่นๆ ดังนั้นสิ่งที่ต้องมีการ ประชุมเพื่อหาข้อสรุป ก็คือ การกำหนดหมายเลขอ้างอิง (Reference No.) ทั้งนี้เพื่อสะดวกในการเข้า File และค้นหาเมื่อต้องการใช้อ้างอิง ตัวอย่าง เช่น หากต้องการเสนอเอกสารขออนุมัติใช้วัสดุ ระบบปรับอากาศและระบายอากาศครั้งแรก อาจใช้ Reference No. ว่า AC/M/001-R0 เป็นต้น
ขั้นตอน ช่องทาง รูปแบบ ภาษาที่ใช้ และจำนวนชุด (ต้นฉบับและสำเนา) ของงานเอกสาร แต่ละชนิดขึ้นอยู่กับ การตกลงร่วมกันระหว่างเจ้าของโครงการ ผู้บริหารโครงการ ผู้ควบคุมงาน ผู้รับเหมา และผู้เกี่ยวข้องฝ่ายอื่นๆ โดยปกติ ก่อนเริ่มงานในโครงการใดๆ ผู้บริหารโครงการและ/หรือ ผู้ควบคุมงานจะต้องจัดให้มีการประชุมก่อนเริ่มงาน (Kick-off Meeting) เพื่อกำหนดวิธีการ แนวทางในการทำงานในโครงการนั้นๆ รวมทั้งเรื่องเอกสารต่างๆที่จะใช้ ซึ่งผู้เกี่ยวข้องทุกๆฝ่ายต้องปฏิบัติตามโดยเคร่งครัด มิฉะนั้นแล้วอาจจะก่อให้เกิดความยุ่งยากและปัญหาขึ้นโดยไม่จำเป็น ดังนั้น ผู้บริหารโครงการ และ/หรือ ผู้ควบคุมงานต้องดำเนินการชี้แจงเพื่อให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเข้าใจถ่องแท้จะได้ปฏิบัติได้ถูกต้อง
ประเภทของเอกสารที่ใช้โดยทั่วไป ทั้งฝ่ายผู้บริหารโครงการ และ/หรือ ผู้ควบคุมงาน และผู้รับเหมางานระบบประกอบอาคารในโครงการต่างๆ อย่างน้อยมีดังนี้
1.ใบนำส่งเอกสาร (Transmittal Sheet)
2. บันทึกช่วยจำงานสนาม (Field Memorandum)
3. เอกสารขอความเห็นและอนุมัติ (Request for Comment & Approval)
4. เอกสารขอทำงานล่วงเวลา/วันหยุด (Request for Work in Overtime)
5. เอกสารขอให้ตรวจสอบวัสดุ/อุปกรณ์ที่นำเข้าหน่วยงาน (Equipment/Material on Site Inspection)
6. เอกสารขออนุมัติการตรวจสอบงานและทดสอบงาน (Request for Inspection and Testing)
7. เอกสารขอความเห็นและคำชี้แจง (Clarification Form)
8. เอกสารขอเบิกเงินงวด (Payment Request Form)
9. เอกสารเสนอราคางานเปลี่ยนแปลง (Change Proposal)
10. รายงานการทำงานประจำวัน (Daily Construction Report)
11. รายงานการทำงานประจำสัปดาห์ (Weekly Construction Report)
12. รายงานการทำงานประจำเดือน (Monthly Construction report)
13. แผนการส่งเอกสารขออนุมัติใช้วัสดุ (Equipment Material Submittal Schedule)
14. แผนการส่งเอกสารขออนุมัติแบบทำงาน (Shop Drawing Submittal Schedule)
15. แผนการทำงานประจำวัน (Daily Construction Schedule)
16. แผนการทำงานประจำสัปดาห์ (Weekly Construction Schedule)
17. แผนการทำงานประจำเดือน (Monthly Construction Schedule)
18. แผนการทำงานหลัก (Main Construction Schedule)
19.ฯลฯ