5. การประชุมในหน่วยงานก่อสร้าง

หน้าที่ที่สำคัญอีกประการหนึ่ง
5.1 สิ่งที่ควรจะปฏิบัติหากต้องทำหน้าที่เป็นผู้ดำเนินการประชุม มีดังนี้
1. จัดส่งหนังสือเชิญประชุมล่วงหน้า
2. จัดส่งรายการวาระการประชุม ให้ผู้เข้าประชุมทราบล่วงหน้า
3. จัดการประชุมให้กระชับ
4. ดำเนินการประชุมตามวาระ
5. การประชุม ควรเป็นเรื่องที่หลายฝ่ายส่วนใหญ่เกี่ยวข้องด้วย
6. หากการประชุมมีแนวโน้ม จะเกิดความขัดแย้งรุนแรง ต้องยุติทันที
7. ทำรายงานการประชุมแบบสรุปสั้นๆ
8. จัดส่งรายงานการประชุมถึงผู้เข้าประชุม ล่วงหน้าก่อนการประชุมคราวต่อไป
5.2 สิ่งที่ควรปฏิบัติ หากเป็นผู้เข้าประชุม มีดังนี้
1. เข้าประชุมทุกครั้ง ตาม วัน เวลา สถานที่
2. อ่านรายงานการประชุมก่อนเข้าประชุม เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง
3. หากต้องชี้แจง ควรทำการชี้แจงให้กระชับ
4. รักษาคำพูดที่ให้ไว้ในที่ประชุม ไม่ว่าเรื่องอะไร
5.3 ประเภทการประชุมในหน่วยงานก่อสร้างโดยทั่วไปมีดังนี้
1. ประชุมเพื่อเริ่มงานก่อสร้าง (Kick-off Meeting)
2. ประชุมประจำสัปดาห์ (Weekly Meeting or Site Meeting)
3. ประชุมประจำเดือน (Monthly Meeting or Project Meeting)
4. ประชุมประสานงาน (Co-ordinate meeting)
5. ประชุมเพื่อเร่งรัดงาน
5.4 ผู้เข้าประชุมและวาระการประชุม
1. การประชุมเพื่อเริ่มงานก่อสร้าง
วาระการประชุมควรจะมีอย่างน้อย ดังนี้
วาระที่ 1 แนะนำบุคลากรของแต่ละฝ่าย
วาระที่ 2 แนวการทำงานร่วมกันในหน่วยงาน
วาระที่ 3 มาตรการ ในบริเวณ
วาระที่ 4 มาตรฐานและเป้าหมายของโครงการ
วาระที่ 5 การติดต่อ สื่อสาร
วาระที่ 6 เอกสารที่ต้องจัดทำเพื่อเสนอต่อผู้บริหารโครงการ ผู้ควบคุมงาน
วาระที่ 7 อื่นๆ
2. การประชุมประจำสัปดาห์
3. การประชุมประจำเดือน
4. การประชุมประสานงาน
5. การประชุมเพื่อเร่งรัดงาน